§ 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen

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(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1.: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.: die empfangenen Handelsbriefe,
3.: Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4.: Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

1.: mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.: während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Abweichend von Satz 1 sind bei Personen oder Gesellschaften, die

1.: Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b des Kreditwesengesetzes sind, einschließlich Zweigstellen nach § 53 des Kreditwesengesetzes,
2.: der Aufsicht nach § 1 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegen oder
3.: Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes sind,

die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Fußnoten

(+++ § 257: Zur Anwendung vgl. Art. 95 HGBEG +++)

Auf diese Vorschrift verweisen:

HGBHandelsgesetzbuch
- Erstes Buch – Handelsstand · Achter Abschnitt – Handelsmakler
  - § 100
- Drittes Buch – Handelsbücher · Zweiter Abschnitt – Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Gesellschaften mit beschränkter Haftung) sowie bestimmte Personenhandelsgesellschaften · Vierter Unterabschnitt – Offenlegung. Prüfung durch die das Unternehmensregister führende Stelle
  - § 325 – Offenlegung
GenGGenossenschaftsgesetz
- Abschnitt 3 – Verfassung der Genossenschaft
  - § 30 – Mitgliederliste
KWGKreditwesengesetz
- Zweiter Abschnitt – Vorschriften für Institute, Institutsgruppen, Finanzholding-Gruppen, gemischte Finanzholding-Gruppen und gemischte Holdinggesellschaften · 5. – Besondere Pflichten
  - § 25a – Besondere organisatorische Pflichten, Bestimmungen für Risikoträger; Verordnungsermächtigung
WpHGWertpapierhandelsgesetz
- Abschnitt 3 – Marktmissbrauchsüberwachung
  - § 27 – Aufzeichnungspflichten
ZAGZahlungsdiensteaufsichtsgesetz
- Abschnitt 5 – Vorschriften über die laufende Beaufsichtigung von Instituten
  - § 30 – Aufbewahrung von Unterlagen

Stand des Gesetzes (gilt für das gesamte HGB, nicht nur diese Vorschrift):

Zuletzt geändert durch Art. 4 G v. 4.2.2026 I Nr. 33

Mittelbare Änderung durch Art. 59 Nr. 1 G v. 4.2.2026 I Nr. 33 ist berücksichtigt

Datenstand (gesetze-im-internet.de): 9. Juli 2026